Faire le tri dans ses sujets

Un manager me demande il y a quelques semaines : « comment fais-tu quand tu as plein de sujets à traiter, une seule réunion, et que tu n’arrives pas à faire le tri ? »

Excellente question… à laquelle beaucoup de personnes n’arrivent pas à répondre, ce qui est l’une des causes des réunions à rallonge, avec des « ordres du jour » longs comme les menus de certains restaurants (ce qui, dans les deux cas, est toujours mauvais signe).

Le principe est simple : au lieu de partir de « ce que vous avez à dire », réfléchissez à ce que vous voulez que vos interlocuteurs pensent, disent ou fassent en sortant de votre réunion. Attention ! Il ne s’agit pas de ce que vous voulez « qu’ils retiennent » ! Je peux retenir vos infos… et décider de ne pas en tenir compte.

Imaginons par exemple une réunion dans laquelle un manager devrait :

1. « Donner des infos » reçues du Codir
2. « Faire le point » sur l’état des ventes
3. « Parler » d’une migration informatique
4. « Expliquer » un plan d’action sur les clients majeurs

La question qu’il doit se poser, c’est : « qu’est-ce que j’adorerais que les participants se disent en sortant ? » Ça pourrait être par exemple « je suis convaincu, je vais appliquer son plan d’action sur les clients VIP ».

Une fois que le manager a défini cet objectif (et il ne peut en avoir qu’un seul), il doit lister les sujets qui vont être utiles pour convaincre ses interlocuteurs. En l’espèce, probablement le point n°2, et peut-être certaines des infos Codir.  

Quant aux autres sujets, ils devront donc être EXCLUS de cette réunion. Sous peine de distraire l’attention, de consommer du temps et de l’énergie, et donc risquer de ne pas atteindre son objectif.

Au choix : s’ils sont purement informatifs, envoyez-les par mail. S’ils correspondent à un autre objectif, programmez une autre réunion, dédiée à cet objectif.

En résumé, le tri se fait par rapport à votre objectif, et c’est la question que vous devez vous poser en premier.